Wieluńska Spółdzielnia Mieszkaniowa

Regulamin

Regulamin Internetowego Systemu PORTAL

§ 1

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

Niniejszy regulamin korzystania z usług Internetowego Systemu określa zasady i warunki korzystania z usług przez członków Wieluńskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Wieluniu i osób, które są stroną umowy zawartej ze Spółdzielnią

1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

   a)   PORTAL – Internetowy System służący do udostępniania danych o opłatach za używanie lokalu mieszkalnego, użytkowego będących w zasobach Spółdzielni i informacji o opłatach wynikających z umów zawartych ze Spółdzielnią ( nie dotyczy rozliczeń za centralne ogrzewanie - dane generowne są przez zewnętrzne firmy)
   b)   Użytkownik – osoba zarejestrowana w module PORTAL
   c)   Administrator – osoba prawna, którą jest Wieluńska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Wieluniu zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000188975 z siedzibą w Łodzi;
   d)   Aktywacja konta użytkownika – przyznanie Użytkownikowi unikatowego loginu oraz hasła „startowego” ( lub linku do utworzenia hasła) umożliwiających mu korzystanie z systemu dostępu elektronicznego do indywidualnego konta w systemie PORTAL;
   e)   Login – ciąg znaków służący do identyfikacji Użytkownika, nadany mu przez Administratora, podawany przez Użytkownika podczas logowania się w systemie dostępu do indywidualnego konta w systemie PORTAL;
   f)   Hasło – podana w procesie rejestracji przez Użytkownika kombinacja liter, liczb lub symboli, dzięki której Użytkownik uzyskuje dostęp do konta Użytkownika;
2.   Rejestracja, założenie i prowadzenie konta Użytkownika w PORTAL jest bezpłatne.
3.   Dostęp do systemu PORTAL jest możliwy poprzez stronę internetową pod adresem https://wielun.egranit.pl
lub przez link umieszczony na stronie http://www.wsm.wielun.pl w zakładce PORTAL

4. Uprawnionym do zalogowania się i korzystania z PORTALU są wyłącznie osoby,

a) którym przysługuje tytuł prawny do lokalu znajdującego się w zasobach Spółdzielni ,

b) które są stroną umowy zawartej ze Spółdzielnią .

5.   Użytkownik ma możliwość korzystania z PORTALU za pośrednictwem urządzenia i oprogramowania o następujących minimalnych wymaganiach:
   a)   komputer z dostępem do Internetu,
   b)   system operacyjny Windows (XP oraz nowsze), Mac OS lub Linux,
   c)   przeglądarkę internetową obsługującą szyfrowane połączenia SSL.
   d)   do obsługi raportów generowanych w formacie PDF wymagany jest Adobe Acrobat Reader 8 (lub nowszy).

§ 2

REJESTRACJA

1. Warunkiem przyznania Użytkownikowi uprawnień do systemu PORTAL jest:
a) wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego umieszczonego na stronie

https://wielun.egranit.pl lub http://www.wsm.wielun.pl

b) zapoznanie się przez Użytkownika z niniejszym „Regulaminem” i zaakceptowanie jego postanowień,
c) wyrażenie przez Użytkownika zgody na przetwarzanie Jego adresu e-mail i telefonu

W przypadku odwołania przez Użytkownika zgody na przetwarzanie Jego adresu e-mail zostanie On pozbawiony możliwości korzystania z PORTALU,

   d) aktywacja konta Użytkownika polegająca na odebraniu przez Użytkownika wiadomości e-mail, podany w trakcie procedury rejestracyjnej, wygenerowanej automatycznie przez system PORTAL po wypełnieniu formularza rejestracyjnego, w której Użytkownik otrzyma login i link do utworzenia hasła umożliwiającego mu zalogowanie się w systemie.
2.   Hasło powinno składać się z co najmniej z 8 znaków, zawierających małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.
3.   Użytkownik zobowiązany jest przechowywać login i hasło w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób trzecich. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z niedopełnienia przez Użytkownika tego obowiązku.
4.   Administrator zobowiązany jest do usunięcia konta Użytkownika z systemu PORTAL, w tym do usunięcia z systemu danych jego dotyczących, w terminie do 30 dni od daty:
a)   doręczenia przez Użytkownika, na druku stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, oświadczenia o rezygnacji z korzystania z systemu PORTAL,
b)   wygaśnięcia przysługującego Użytkownikowi prawa do lokalu,
c)   zbycia przez Użytkownika prawa do lokalu.
d)   powzięcia przez Spółdzielnię informacji o zmianie użytkownika lokalu.

§ 3

E-DOKUMENTY

1.   Za pośrednictwem PORTALU Użytkownik może otrzymywać w formie elektronicznej dokumenty dotyczące lokalu, do którego przysługuje mu tytuł prawny, a sporządzane przez Spółdzielnię.
2.   Warunkiem niezbędnym do otrzymywania przez Użytkownika dokumentów, o których mowa w pkt. 1, jest przeprowadzenie przez Administratora weryfikacji Użytkownika w oparciu o dane zawarte w dokumencie potwierdzającym Jego tożsamość oraz złożenie przez Użytkownika Administratorowi pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu PORTAL (załącznik nr 1 do Regulaminu).
3.   Oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu dostępne jest w siedzibie Wieluńskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Wieluniu w Dziale członkowsko-mieszkaniowym - pokój nr 11 oraz poprzez stronę internetową pod adresem: http://www.wsm.wielun.pl w zakładce portal lub https://wielun.egranit.pl w zakładce lokal

§ 4

KORZYSTANIE Z USŁUG PORTAL

Administrator tworzy konto Użytkownika niezwłocznie, nie później niż w terminie do 14 dni roboczych od daty rejestracji użytkownika na portalu ( podanie indywidualnego numeru konta bankowego wpłat zamieszczonego w książeczce opłat jest obowiązkowe). W przypadku niezgodności danych przekazanych we wniosku elektronicznym, a bazą danych WSM, Spółdzielnia zawiesza procedurę tworzenia konta klienta do czasu wyjaśnienia rozbieżności.

1.   Administrator może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować usługi dostępne w systemie PORTAL, a także zawieszać lub ograniczać ich działanie. Może również dodawać nowe usługi.
2.   Administrator zastrzega sobie prawo zmiany zasad funkcjonowania systemu PORTAL.
3.   Administrator podejmie wszelkie dostępne mu działania, aby zapewnić poprawne funkcjonowanie systemu PORTAL.
4.   Administrator ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.
5.   Dane udostępnione przez system PORTAL wprowadzane są systematycznie w czasie niezbędnym do ich opracowania i przetworzenia. Do czasu ich wprowadzenia i przetworzenia system ujawnia dane niezaktualizowane.

§ 5

ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI

1. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szybkość przesyłania danych i jej ograniczenia wynikające z uwarunkowań technicznych, technologicznych oraz łącz transmisyjnych.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora Użytkownika oraz hasła przez osoby trzecie.

§ 6

REKLAMACJE

1. Użytkownicy uprawnieni są do składania reklamacji w sprawie działania systemu PORTAL. Reklamacje powinny być kierowane do Administratora na adres e-mail : portal@wsmw.com.pl w zakładce lista spraw.

2.   Reklamacje, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające jej wniesienie przez portal w zakładce lista spraw.
3.   Reklamacje wniesione przez osoby nie będące Użytkownikami PORTALU pozostawiane będą bez rozpatrzenia.
4.   Administrator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od daty jej wpłynięcia. W razie konieczności weryfikacji lub uzupełnienia reklamacji czas jej rozpoznania może ulec przedłużeniu.
5.   Przy rozpatrywaniu reklamacji Administrator opiera się na treści niniejszego Regulaminu oraz przepisach prawa. Po rozpatrzeniu reklamacji, Administrator o sposobie jej załatwienia zawiadamia osobę wnoszącą reklamację. Poinformowanie o sposobie załatwienia reklamacji następuje w takiej formie, w jakiej została wniesiona.

§ 7

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest: Wieluńska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Wieluniu ul. Andrzeja Struga 1, 98-300 Wieluń, dalej zwana „ADO”.

2. Administrator Danych Osobowych ustanowił inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pisemnie: Inspektor Ochrony Danych, Wieluńska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Wieluniu ul. Andrzeja Struga 1, 98-300 Wieluń, lub mailowo: iod@wsmw.com.pl

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji umów zawartych z Wieluńska Spółdzielnią Mieszkaniową na świadczenie usług administrowania i zarzadzania lokalami w zasobach WSM oraz realizacji innych statutowych uprawnień i obowiązków wynikających z innych umów zawartych z WSM

4. ADO będzie przetwarzał dane osobowe w zakresie niezbędnym dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez ADO w oparciu o które działa Spółdzielnia Mieszkaniowa na podstawie statutu, Prawa Spółdzielczego, Ustawy o Spółdzielniach Mieszkaniowych i Ustawy Prawo Telekomunikacyjne oraz Kodeksu Cywilnego.

5. Odbiorcami danych osobowych będą osoby upoważnione przez ADO do przetwarzania danych osobowych, podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora danych osobowych na podstawie zawartej umowy.

6. ADO nie zamierza przekazywać Państwa danych osobom trzecim.

7. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas świadczenia usług Spółdzielni, a ponadto przez czas niezbędny do dochodzenia roszczeń lub rozpatrywania reklamacji związanych z usługami, z których Pani/Pan korzysta oraz przez czas wynikający z przepisów prawa powszechnego

8. Ma Pani/Pan prawo do żądania od ADO dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, przenoszenia danych na warunkach wynikających z przepisów prawa i uzgodnionych z Administratorem Danych Osobowych, cofnięcia uprzednio wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit a-c, f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz. U.UE.L.2016.119.1), ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 845 z późn. zm.), ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1560 z późn. zm.) oraz Statutu Wieluńskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Wieluniu.

10. ADO nie podejmuje decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych. Nie stosuje również zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

11. ADO informuje, iż przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie uprzednio złożonego oświadczenia.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.   W przypadku zmiany treści Regulaminu PORTAL, Administrator zamieści na stronie http://www.wsm.wielun.pl w zakładce PORTAL tekst nowego Regulaminu o czym powiadomi Użytkownika pisemnie lub drogą elektroniczną, w przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w § 3 niniejszego Regulaminu.
2.   Administrator oświadcza, że dane osobowe zawarte w bazie danych PORTAL wykorzystywane będą wyłącznie w celach statutowych i związanych z zarządzaniem nieruchomościami.
3.   Użytkownik przed skorzystaniem z systemu PORTAL ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem i zasadami funkcjonowania modułu informatycznego PORTAL.
4.   Niniejszy Regulamin został zatwierdzony decyzją Zarządu w dniu 19-10-2018 r. Uchwała nr 8

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Wieluń dnia .....................................

OŚWIADCZENIE O AKCEPTACJI DOKUMENTÓW PRZESYŁANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

….……………………………………………………………………………………………….
imię i nazwisko osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu lub zawartą umowę z WSM

…………………………………………………………………………………..
adres lokalu, którego dane mają być udostępnione w systemie PORTAL

……………………………………………………….……..
adres korespondencyjny

……………………………………………………………..
PESEL osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu

……………………………………………………………..
telefon kontaktowy                adres e-mail

1.   Wyrażam zgodę na przesyłanie dokumentów, dotyczących lokalu, do którego przysługuje mi tytuł prawny ( umowa), a sporządzonych przez Spółdzielnię., np. zmian wysokości opłat za lokal, rozliczeń wody, wezwań do zapłaty, faktur, duplikatów tych faktur oraz ich korekt, w formie elektronicznej przez Wieluńską Spółdzielnię Mieszkaniową w Wieluniu z siedzibą w Wieluniu, ul. A. Struga 1 za pośrednictwem internetowego systemu PORTAL.

2.   Zobowiązuję się przyjmować dokumenty, o których mowa w pkt.1 niniejszego oświadczenia w formie elektronicznej zamiast pisemnej przesyłki listowej.

3.   Proszę o przesyłanie powiadomienia dostarczenia dokumentów drogą mailową na podany poniżej

adres e-mail: ….....................................................

4.   W razie zmiany adresu email zobowiązuję się do pisemnego powiadomienia o nowym adresie.

…………………………………………………..
Czytelny podpis właściciela / współwłaściciela / osoby upoważnionej

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Wieluń, dnia …………………………...

REZYGNACJA Z DOSTĘPU DO SYSTEMU PORTAL

….…………………………………………………….........................................................
imię i nazwisko osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu lub zawartą umowę z WSM

……………………………………………………………………………..
adres lokalu, którego dane mają być usunięte z systemu PORTAL

…………………………………………………………..
PESEL osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu

................................................................................
telefon kontaktowy adres e-mail

Czytelny podpis

……………………………………..

właściciela/współwłaściciela/osoby upoważnionej